Outlook, elsker det eller hater det, er standard e-post og produktivitetsklient i bedriftsverdenen. En stor del av enhver kontoristens tid blir brukt foran dette praktiske verktøyet. Til tross for populariteten og det rene antallet timer brukt med det, vet få personer om sine avanserte funksjoner og enda færre bruker det til sitt fulle potensiale.
Så i dag vil vi utforske noen av de flotte Outlook 2016-funksjonene. La oss komme i gang:
1. Send e-post fra Outlook.com Aliases
Ofte må vi bruke forskjellige e-postadresser til forskjellige formål - for eksempel, du vil kanskje ha en personlig [e-postbeskyttet] adresse, en arbeidsadresse [e-postbeskyttet] og kanskje en [e-postbeskyttet] som du vil bruke til signering opp til nyhetsbrev og markedsføringssteder. De fleste lager og administrerer en annen konto for hver adresse.
I stedet for å gjøre det, kan du bruke Outlook til å opprette og administrere ulike aliaser . Å ha et alias lar deg administrere forskjellige e-postadresser med samme konto, og e-postene som sendes til noen av adressene dine, kommer i samme innboks. Slik setter du dem opp:
Gå til Outlook Web App og logg inn med Office 365-kontoen din. Deretter går du til Microsoft-kontosiden, og klikker på " Din info " på topplinjen. Nå klikker du på " Administrer hvordan du logger deg på Microsoft . Du vil sannsynligvis bli bedt om passordet ditt.
Her kan du legge til og administrere aliasene dine. For å opprette et nytt alias, klikk på " Legg til e-post ".
Skriv inn e-postadressen du vil bruke som alias . Du kan opprette en ny eller bruke en eksisterende adresse.
Du vil nå se aliaset du nettopp har lagt til, og velg å gjøre det til ditt primære alias, eller fjern det hvis du ikke trenger det lenger.
Nå kommer alle e-postmeldinger som sendes til aliasadressen, til din primære innboks. For å sende en e-post fra den nyopprettede adressen, klikker du bare på Fra- knappen mens du skriver en melding og velger ønsket adresse.
2. Planlegg møter
Outlook gjør det enkelt å planlegge møter med andre. For å gjøre det, kan du bare gå til kalenderen, klikke på Hjem- fanen, og velg " Nytt møte ".
Her kan du spesifisere deltakere, dag, tid, påminnelser og andre alternativer for møtet.
Hvis du ønsker å gjøre det til et gjentakende møte, klikker du på Tilbakestillings- knappen i Alternativer- delen øverst, der du vil se ulike alternativer for vanlig planlegging.
Når mottakeren har akseptert invitasjonen, vil du motta en bekreftelse på det samme.
3. Automatiske svar
Hvis du skal på forretningsreise eller ferie, kan du konfigurere Outlook til å sende automatiske svar for hver e-post du mottar. For å aktivere denne funksjonen, gå til " File " og klikk på " Automatic Replies ".
Her kan du angi datoperioden og den automatiske svarmeldingen .
Hvis du vil ha mer finkornet kontroll over reglene, kan du klikke på " Reglene " knappen nederst til venstre.
4. Bruk Google Disk som Cloud Storage i Outlook
Hvis du bruker Google Disk som din skylagringsleverandør, kan du integrere det i MS Office (inkludert Outlook) for å åpne dokumenter direkte fra Disk, og lagre det uten å forlate Office-programmene dine.
Bare last ned Google Disk-pluginet for Office, installer pluginet, og neste gang du åpner Outlook, vil du kunne legge til filer direkte fra Disk med den dedikerte knappen.
Du kan også lagre eventuelle vedlegg du mottar direkte i Disk .
Merk : Plugin for Google Disk for Office fungerer bare på Windows. Office for Mac støttes ikke for øyeblikket.
5. Få levering og les kvitteringer
Hvis du ønsker å motta et varsel om når e-posten din er levert og / eller leses, kan du be om en leverings- og lesekvittering. For å aktivere dette, klikker du på kategorien Alternativer mens du skriver en melding og merker av i følgende avmerkingsbokser:
Du kan også aktivere sporing for hver melding du sender. For å gjøre dette, gå til Fil > Valg > E-post . Rull ned til Sporingsseksjonen, og merk av Leveringskvitteringen som bekrefter at meldingen ble levert til mottakerens e-postserver eller Les kvittering som bekrefter mottakeren som har sett beskjedboksen.
Vær oppmerksom på at mottakeren av meldingen kan avvise å sende en lesekvittering. I tillegg kan mottakerens e-postprogram ikke støtte leserkvitteringer.
6. Legg til valgknapper til e-post
Hvis du ønsker å få enighet fra teamet ditt om et emne, kan du opprette en meningsmåling i Outlook. Mens du komponerer en ny epost, gå til kategorien Alternativer, og klikk på " Bruk stemmekoder ".
Du kan bruke malen Ja / Nei-knappene, eller lag din egen ved å klikke på Tilpasset, der du også kan velge alternativer som Viktighet, Les / Leveringskvitteringer og Utløpstid.
7. Forsinkelse eller Planlegg sending av e-post
Noen ganger må du kanskje forsinke å sende en melding. For eksempel kan det være nesten sluttid, og du vil at meldingen din skal leveres neste morgen i arbeidstiden. For å gjøre dette kan du planlegge meldingen din. Her er hvordan:
Mens du skriver en e-post, går du til fanen Valg og klikker på " Delay Delivery ".
I dialogboksen som vises under Leveringsalternativer, krysser du på alternativet " Ikke leverer før " og skriver inn dato og klokkeslett.
Lukk dialogboksen og trykk Send . Din epost vil bli sendt på det tidspunktet du angav.
Merk : Denne funksjonen fungerer sømløst på en Microsoft Exchange-konto. Hvis du bruker en POP3- eller IMAP-konto, må Outlook forbli åpen til meldingen er sendt.
8. Administrer en annen persons post og kalender
Når du jobber med et lag, er det viktig å koordinere og samarbeide om noen vanlige oppgaver. Til dette formål vil du kanskje beholde en egen mappe for slike oppgaver og dele den med medlemmene i teamet ditt. Vel, her er hvordan du gjør det på Outlook 2016.
Gå til kategorien Filer . Klikk på " Kontoinnstillinger " og velg " Delegere Access" .
I dialogboksen som åpnes, klikk på " Legg til ", velg brukeren du ønsker å gi tillatelse til, og klikk OK .
I dialogboksen som vises, kan du velge ulike tillatelser du kan gi til denne brukeren.
Etter at du er ferdig, vil den andre brukeren bli varslet om de nye tillatelsene som er gitt til dem. Disse er bare grunnleggende for delingsfunksjonen. For en mer omfattende oversikt og instruksjoner, se den offisielle dokumentasjonen.
9. Bruk regler for å administrere e-post
En regel er en handling som kjører automatisk på innkommende eller utgående mails. For eksempel vil du kanskje flytte alle postene fra veileder til en annen mappe, flytte alle postene fra markedsavdelingen til mappen "Haster", eller slette alle postene med "Kjøp nå" i emnet. I stedet for å gjøre disse oppgavene om og om igjen, kan du sette opp Regler for å automatisere dem. Du kan velge mellom de ulike regelsjablongene eller starte fra en tom regel.
10. Fremskynde gjentatte oppgaver med hurtige trinn
Det er ofte oppgaver som må gjøres flere ganger om dagen. Kanskje du regelmessig sender e-post til din veileder, eller liker å flytte e-post til en bestemt mappe. Selvfølgelig kan du bruke Regler for å automatisere prosessen, men det vil gjelde reglene for alle e-postene som samsvarer med kriteriene, mens du kanskje vil bare bruke den til bestemte e-poster. Dermed er det behov for en mer manuell tilnærming, og det er der Quick Steps kommer inn.
Gå til Hjem- fanen i Outlook. Du vil se følgende avsnitt for Hurtige trinn :
Som du kan se, er det noen Quick Steps forhåndskonfigurerte for bruk. Velg for eksempel en e-post i innboksen din, og klikk på Tilforvalter- knappen i delen Hurtige trinn. Du vil se noe slikt:
Her kan du konfigurere hurtigsteget i spørsmålet - endre navn, legg til e-postadresser for å videresende til, eller legg til enda flere handlinger på knappen ved å klikke på Alternativer nederst til venstre.
I skjermbildet ovenfor har jeg lagt til e-postadressen til sjefen min, lagt til en handling ved hjelp av Add Action- knappen, instruert Outlook til å flytte meldingen til mappen "Videresendt til leder", lagt til en snarvei, og endret teksttekstteksten.
Du kan endre eksisterende Quick Steps som vi gjorde i eksemplet ovenfor, eller legge til din egen ved å klikke på Opprett ny- knappen i verktøylinjen Hurtige trinn :
11. Tastaturgenveier og andre diverse tips
Outlook tilbyr en rekke andre mindre, men nyttige funksjoner som temaer, snu e-postmeldinger i møter, og alle avanserte brukerens favoritt: hurtigtastene . For eksempel kan du trykke Ctrl + W for å komponere en ny e-post, Ctrl + E for å søke og mer. Hvis du vil lære forskjellige hurtigtaster for Outlook, kan du sjekke ut den offisielle Outlook 2016 Tips & Tricks eBook fra Microsoft.
Som disse kule Outlook 2016-funksjonene og triksene?
Vi håper du har lært noen avanserte Outlook 2016-funksjoner. Like nyttig som å bruke e-postklienten til sitt fulle potensial er det andre ting å huske på mens du bruker e-post, så sørg for å sjekke ut vår artikkel om grunnleggende e-etikett alle bør følge. I den alltid tilkoblede digitale verden er personvern viktigere enn noensinne, som du bør sjekke ut vår artikkel om hvordan du krypterer e-post.
Hvis du har flere Outlook tips og triks å legge til, eller tror vi savnet en viktig funksjon, sørg for å gi oss beskjed i kommentarfeltet nedenfor.
