Anbefalt, 2021

Redaksjonens

12 grunnleggende e-postetiketter som alle skal følge

Det er ingen tvil om at Email har revolusjonert måten vi kommuniserer med hverandre. Og selv om folk i økende grad foretrekker ting som sosiale nettverk og direktemeldingsapper for å chatte med venner i disse dager, er sannheten fortsatt at når det gjelder riktig kommunikasjon, er Email fortsatt det foretrukne mediet.

Fra universiteter til globale selskaper, og fra studenter til administrerende direktører, er e-post brukt omtrent overalt, og av alle. Når det er sagt, har nesten alle oss flere e-postadresser, med en eller flere av de mange e-postleverandørene. Men det virkelige spørsmålet er at vi bekrefter protokollen (e) med riktig bruk av e-post?

Hvis du er usikker på svaret, er denne artikkelen, som understreker de grunnleggende e-etikettene som alle skal følge, for deg. Så uten videre, her går de.

Grunnleggende Email Etiquettes

1. Bruk en profesjonell e-postadresse

Din e-postadresse anses ofte for å være et tegn på din personlighet. Av denne grunn er det viktig å ha en profesjonell e-postadresse, vanligvis med for- og etternavn som utgjør "brukernavnet" -delen av den . Dette er enda viktigere hvis du har tenkt å bruke e-postadressen for profesjonell kommunikasjon (f.eks. Å sende CV til rekrutterere, gi arbeidsprøver til klienter).

Hvis brukernavnet ditt ikke er tilgjengelig, kan du legge til et valgfritt antall (f.eks. Fødselsdato) for å få en . For å sitere noen eksempler kan [e-postbeskyttet] eller [e-postbeskyttet] betraktes som gode valg. På den andre siden, bruk noe som [email protected] eller [email protected], og du kan være ganske sikker på at e-postene dine ikke engang skal åpnes av mottakerne.

Tips: Bruk så mye som mulig en egen e-postadresse for alle dine profesjonelle behov. Og hvis du ikke har noe imot å shelling ut noen få dollar, er det best å gå for vertsbasert e-post med ditt eget domene.

2. Ta alltid med et emne, og hold det klart og konsistent

Emnelinjen er en av de viktigste komponentene i e-post, da den umiddelbart gir mottakeren en ide om informasjonen som er inkludert i e-posten . Det er derfor at alle e-postene dine skal ha en emnelinje, selv om innholdet ikke er så mye viktig. Å forlate emnelinjen er oppfattet som uforsiktighet på avsenderens side.

Enda viktigere er at emnelinjen skal være konsis og til punktet, slik at mottakeren kan gjøre innholdet i e-posten så raskt som mulig. Få eksempler er vedlagt prosjektrapport , Prestasjonsundersøkelse - tidlig respons etterspurt , og ting som det.

3. Bruk standard skrifttyper og minimal formatering

Uansett hvor mye du liker de fancy skriftene du har på PCen, er de et absolutt ikke-nei når det kommer til å komponere e-post. Det er fordi hvis du bruker en ikke-standard skrift og det ikke er installert på mottakerens datamaskin, vil e-postens tekst ikke vises som ønsket . Dette er grunnen til at de fleste e-posttjenester bare har noen få standard-, serif- og sans-serif-fonter (f.eks. Times New Roman, Arial) tilgjengelig for komponering av e-post. Og du bør holde fast ved dem.

Også, hold formateringen i e-posten din så mindre som mulig. Med mindre du trenger å understreke en bestemt seksjon, linje etc. i e-postens innhold, avstå fra å bruke høydepunkter og farger for teksten . Faktisk bør e-tekstens farge bare være svart, da den er mest lesbar.

4. Unngå skrivefeil, feil grammatikkbruk og tegnsvingningsfeil

Selv om ikke alle der ute er en grammatisk nazist, og det ikke er kriminelt å ha en utilsiktet skrivefeil eller to i dine e-postmeldinger, feil bruk av språk, setningsstruktur etc., gir vanligvis mottakeren (e) et negativt inntrykk. Så det er ekstremt viktig at du trippel sjekker e-postens emnelinje, kropp og alle andre tekstelementer for uavhengige grammatikk og tegnsetting feil (og korrigere dem, hvis de er funnet) før du trykker på Send-knappen.

Dessuten bør du aldri bruke flere tegnsettingstegn (f.eks. !!!) i e-postene dine. Det samme gjelder for slangord (f.eks. LMAO), populære sammentrekninger (f.eks. Gotcha!), Og uttrykksikoner. Alle disse tingene ser svært umoden og uprofesjonell ut, og er best igjen for sosiale nettverk og øyeblikkelige chatter.

Tips: Pass alltid på hvordan du utnytter ordene, setningene etc. i e-postene dine. En e-post (eller noe annet, for den saks skyld) burde aldri bli komponert i ALL CAPS, da det regnes som Internett-ekvivalenten av shouting.

5. Gi vedlegg beskrivende navn

Oftere enn ikke, vi må sende / motta flere filer som vedlegg med e-postene våre. Selv om dette er ganske nødvendig, kan ingenting være verre enn å motta en e-post som er lastet med mange tilfeldig, navngitte filer (f.eks. 022325kjsdgbs.pdf, oldverfileplcheck.doc) som ikke gir mening. Så når du sender vedlegg med en e-post, må du omdøpe dem med noen beskrivende filnavn, slik at mottakeren øyeblikkelig vet innholdet, uten å måtte åpne dem. For eksempel, hvis du sender CV til en potensiell arbeidsgiver, gi den et navn som CurrentResume_JohnDoe . Enkelt og enkelt.

Også, hvis du har tenkt å sende et stort antall (f.eks. 20) vedlegg med en e-post, er det bedre å kombinere dem i et Zipped-arkiv først. For enda mer klarhet kan du spesifikt nevne detaljer som vedleggstelling, total arkivstørrelse etc. i e-postens kroppstekst.

6. Ta alltid med en signatur

En signatur er nødvendig for å lukke eller avslutte e-posttekstteksten riktig . Men enda viktigere, det gir også en "ekthet" til e-posten, og dens innhold . Så alle e-postene dine må ha din signatur inkludert i dem. Bare opprett og lagre en signatur i e-postens innstillinger, og den blir automatisk lagt til på slutten av hver e-post du skriver.

Å snakke om "hva" skal inkluderes i signaturen, det er noe du bør bestemme, da det varierer fra person til person. Når det er sagt, kan du som hovedregel inkludere kontaktinformasjon (f.eks. Offisielt nummer, sekundær e-post), samt lenker til dine sosiale profiler . I et nøtteskall bør en signatur fungere som ditt digitale kontaktkort. Men overbelast det ikke med for mye unødvendig informasjon.

7. Bekreft mottak av e-post

Moderne e-post har avansert så mye at når du trykker på Send, kan du være 200% sikker på at den kommer til mottakerens innboks, et sekund eller to senere. Men som med hvilken som helst teknologi, kan e-post (og av og til) lide av nedetider også . Så, når du mottar en e-post (spesielt hvis det er viktig), bekreft kvitteringen ved å svare på avsenderen med en liten melding.

Selv om det ikke er mulig å bekrefte hver e-post du får, bør du prøve å gjøre det. Enda viktigere, bør du Bekreft e-post som feilaktig er sendt til deg, da avsenderen kanskje venter på svar fra den andre siden. Dette vil gjøre avsenderen oppmerksom på feilen, og vil også lagre e-postens faktiske tilsiktede mottaker noen problemer.

8. Bruk riktige hilsener

Når vi snakker med folk ansikt til ansikt, eller til og med på telefonen, begynner vi alltid med å hilse på dem. Og samme regel gjelder også for e-post, så e-postene dine skal alltid ha riktige hilsener for mottaker (e). Avhengig av hvem du sender en e-post, kan hilsen være formell (f.eks. Kjære Mr Johnson, Professor Keller), eller uformell (Hei Adam, Hei Jenna) . Tilsvarende må slutten (f.eks. Hilsen, hilsen) ha samme underliggende tone som begynnelsen hilsen, så vel som den generelle meldingen.

Det er verdt å merke seg at du bør avstå fra å bruke ekstremt uformelle og daglig brukshendelser (f.eks. Hva skjer?) I e-post . Det sier seg selv at det anses ganske uprofesjonelt.

9. Ikke bruk svar alle hver gang

Det er tider når du mottar en e-post som også sendes til flere andre mottakere (f.eks. En viktig melding i et selskap). Men når du svarer på slike meldinger, bruker du skynd deg alternativet "Svar alle" . Dette sender ikke bare svaret til den opprinnelige avsenderen, men til alle andre som har mottatt e-posten, om svaret er ment for dem eller ikke . Dette er en perfekt måte å tette opp mottakerens innboks på.

Av denne grunn trener du når du svarer på e-post med flere mottakere, og bruker alternativet "Svar" . Bare når du er 100% sikker på at svaret ditt er ment for alle på mottakerlisten, bør du bruke alternativet "Svar alle".

10. Bruk riktig Cc og Bcc feltene

Sammen med "Til" -feltet er " Cc " og " Bcc " -feltene noe som alle som noensinne har hatt en epost, vet om. Men selv etter det blir de fleste av folkene i ferd med å bruke dem feil. Her er en nedgang på hva de er, og når de skal brukes :

  • Cc: Stativ for karbonkopi. Hvis det er noen mottakere som du vil sende en e-post til, men ikke vil at de skal vite at denne e-posten er "bare" ment for dem, skriv inn deres e-postadresser i dette feltet. Hver mottaker kan se e-postadressene til andre i feltet Cc.
  • Bcc: Kort for Blind Carbon Copy. Hvis det er flere mottakere som du vil sende en e-post til, men vil at de skal se seg som eneste mottakere av e-posten, skriv inn deres e-postadresser i dette feltet. Hver mottaker i et Bcc-felt kan bare se sin egen e-postadresse, og ikke av de andre. Dette alternativet er bedre egnet for personvern.

11. Svar på e-post i tide

Gitt hvor mange e-postmeldinger vi mottar daglig, er det nesten umulig å svare dem alle med en gang. Men selv om en epost er litt lav på prioriteten din, bør du prøve å svare på det på en riktig måte . Vanligvis bør dette være innen 24-48 timer etter mottak av e-post. Og hvis du ikke klarer å svare på e-postmeldinger for en stund (for eksempel på grunn av en pause), bruk auto responder eller ferie responder funksjonen, som de fleste e-posttjenestene har.

12. Formatér e-post riktig før du videresender

Så snart "Forward" -knappen er truffet på en e-post, er hele meldingen (inkludert bilder, feiljustert tekst osv., Det kan ha) merkelig innrykket til høyre og satt inn i en tom e-post, slik at du kan skrive inn e-postadressene til mottakerne og send den. Dette forstyrrer ikke bare formateringen av den opprinnelige e-posten, men introduserer også mye hvitrom og ekstra symboler (>) i den viderekoblede e-posten, noe som igjen gjør e-posten nesten ulastelig.

For å sortere opp, bør du formatere den videresendte e-posten riktig når den er innebygd i en tom e-post . Dette inkluderer å fjerne den ekstra hvite plassen, samt å kvitte seg med ekstra figurer, tomme linjer og slike ting.

Bruk e-post slik det er ment å bli brukt

Siden det er den primære kommunikasjonsmåten i dagens Internett-tilkoblede verden, er det ekstremt viktig at e-post brukes i henhold til de riktige reglene, som inkluderer alt fra hvordan du hilser mottakerne, til skrifttypestilen du velger. Og etikettene som er skissert ovenfor hjelper deg med å gjøre nettopp det, og dermed gir en samlet bedre og produktiv epostopplevelse. Så prøv dem ut, og gi oss beskjed om dine favoritter i kommentarene nedenfor.

Top