Både manuell og datastyrt system er basert på de samme prinsippene, konvensjonene og begrepet regnskap. Imidlertid er de bare forskjellig i deres mekanisme, i den forstand at manuell regnskap bruker penn og papir til å registrere transaksjoner, mens datastyrt regnskap gjør bruk av datamaskiner og internett for å inngå transaksjoner elektronisk.
I denne artikkelen finner du de store forskjellene mellom manuell og datastyrt regnskap.
Sammenligningstabel
| Grunnlag for sammenligning | Manuell regnskap | Datastyrt regnskap |
|---|---|---|
| Betydning | Manuell regnskap er et system for regnskap som bruker fysiske registre og kontobøker for å holde økonomiske poster. | Datastyrt regnskap er et regnskapssystem som bruker en regnskapsmessig programvare for å registrere finansielle transaksjoner elektronisk. |
| Innspilling | Opptak er mulig gjennom bok med original oppføring. | Datainnhold er registrert i tilpasset database. |
| beregning | Alle beregningene utføres manuelt. | Bare datainngang er nødvendig, beregningene utføres av datasystem. |
| Hastighet | Langsom | Relativt raskere. |
| Justere oppføringer | Det er laget for å rette opp feil. | Det kan ikke gjøres for å rette opp feil. |
| backup | Ikke mulig | Oppføringer av transaksjoner kan lagres og sikkerhetskopieres |
| Forsøksbalanse | Forberedt når det er nødvendig. | Øyeblikkelig prøvesaldo er gitt på daglig basis. |
| Finansregnskap | Den er forberedt på slutten av perioden eller kvartalet. | Den leveres ved å klikke på knappen. |
Definisjon av manuell regnskap
Manuell regnskap, som navnet betegner, er det papirbaserte regnskapssystemet der journal- og hovedbokregistre, kuponger, kontobøker brukes til å lagre, klassifisere og analysere finansielle transaksjoner i en organisasjon. Det brukes ofte av små forretningsmenn, som eiere, butikkmenn, etc. for å opprettholde rekord av forretningstransaksjoner på grunn av lavere kostnader.
En av fordelene ved det manuelle regnskapssystemet er den enkle tilgjengeligheten. Det er også preget av konfidensialitet, noe som gjør at sensitiv informasjon hacking er fri. Likevel kan manuelle kontoer kun utarbeides på riktig måte hvis regnskapsføreren har god kunnskap om bokføring og regnskap.
Videre vil menneskelig feil, som for eksempel feil opptak av transaksjonen, utelatelse av transaksjonen, figurgjennomføring og så videre, forekomme mens utarbeidelsen av manuelle kontoer ikke kan ignoreres.
Definisjon av datastyrt regnskap
Datastyrt regnskap kan beskrives som regnskapssystemet som bruker datasystemet og ferdigpakket, tilpasset eller skreddersydd regnskapsmessig programvare, for å holde oversikt over finansielle transaksjoner og generere regnskap for analyse.
Datastyrt regnskapssystem er basert på begrepet database. Regnskapsdatabasen holdes systematisk, med aktivt grensesnitt der regnskapsapplikasjoner og rapporteringssystem brukes. De to primære grunnleggende er:
- Regnskapsramme : Rammen består av prinsipper og gruppestruktur for opprettholdelse av poster.
- Driftsprosedyre : Det er en riktig prosedyre for drift av systemet for å lagre og behandle dataene.
Videre krever det frontend-grensesnitt, back-end database, databasebehandlings- og rapporteringssystem for å lagre data i en databaseorientert applikasjon.
Fordelene ved datastyrt regnskap er basert på hastighet, nøyaktighet, pålitelighet, lesbarhet, oppdatert informasjon og rapporter etc.
Viktige forskjeller mellom manuell og datastyrt regnskap
Forskjellen mellom manuell og datastyrt regnskap er forklart nedenfor i punktene:
- Manuell regnskap refererer til regnskapsmetoden der fysiske registre for journal og hovedbok, kuponger og kontobøker brukes til å føre oversikt over de finansielle transaksjonene. På den annen side innebærer datastyrt regnskap metode for regnskapsmessig bruk, som bruker en regnskapsmessig programvare eller pakke, for å registrere de monetære transaksjonene, som skjer med en organisasjon.
- Ved manuell regnskap kan opptak av transaksjonen gjøres gjennom boken med opprinnelige oppføring, dvs. journal dagbok. Omvendt, i datastyrt regnskap, registreres transaksjonene i form av data i den tilpassede databasen.
- Ved manuell regnskap utføres alle beregningene, dvs. tillegg, subtraksjon, etc. med hensyn til transaksjonene manuelt. I kontrast, i datastyrt regnskap, er det ikke nødvendig å utføre beregninger, da beregningene utføres av datamaskinen automatisk.
- Ved manuell regnskap forblir en person hele tiden involvert, med regnskapene, for å legge inn og oppdatere transaksjoner, som også er krevende og tidkrevende. I motsetning til, i datastyrt regnskap, når transaksjonen er innført, oppdateres den automatisk i alle regnskapene den vedrører, og dermed er prosessen relativt raskere.
- I manuell regnskapsmetode, hvis det oppstår en feil mens du skriver inn og legger inn transaksjonen i regnskapsbokene, kan justeringsoppføringer overføres for å få nøyaktige resultater. Dessuten blir justeringsoppføringer gjort for å overholde samsvarprinsippet, dvs. kostnadene i regnskapsperioden bør samsvare med de respektive inntektene. På den annen side, i datastyrt regnskap, for å overholde de tilhørende prinsippene og kupongene er utarbeidet, men justeringer inngår ikke for å rette feil, med mindre feilen er en prinsippfeil.
- En av fordelene ved datastyrt regnskap som manuell regnskap mangler er at manuell regnskap ikke gir mulighet til å sikkerhetskopiere alle oppføringene og regnskapet, men i datastyrt regnskap kan regnskapene lagres og sikkerhetskopieres.
- Ved manuell regnskap utføres prøvebalansen bare når det er nødvendig, mens det i datastyrt regnskap blir umiddelbar prøvebalanse på daglig basis.
- I et manuelt regnskapssystem er regnskapet utarbeidet ved periodens slutt, dvs. regnskapsåret. Tvert imot er regnskapet oppgitt ved å klikke på en knapp i det elektroniske regnskapssystemet.
Konklusjon
Etter hvert som antall forretningstransaksjoner øker, er det vanskelig å administrere kontoer manuelt, ettersom det tar mye tid å oppdatere en enkelt transaksjon i alle regnskapene det påvirker. I datastyrt regnskap har en rekke begrensninger av den manuelle regnskapet blitt fjernet. Når transaksjonene inntreffer, blir oppføringen opprettet, og den oppdateres automatisk i alle regnskapene det påvirker, i den elektroniske regnskapet.
