Anbefalt, 2021

Redaksjonens

10 tips og triks for Google Disk for å øke produktiviteten

Google Disk er en av de mest brukte sky-lagringstjenestene, delvis på grunn av at den automatisk blir integrert med hver Google-konto. Tjenesten tilbyr noen flotte funksjoner, både for filoppbevaring, og for å skape delbare, skyhemmede dokumenter, regneark, lysbilder og mye mer. Mens Google Disk brukes av mange mennesker, kan ikke alle kanskje kjenne til alle de flotte funksjonene som tilbys av skygtjenesten, og de mange tilleggene som er tilgjengelige for det.

I denne artikkelen vil jeg diskutere de kuleste Google Drive-triksene, hvordan du bruker dem, og hvordan de kan bidra til å øke produktiviteten din på tjenesten. Les videre for å utforske alle de kule Google Drive-triksene:

1. Web utklippstavle

En av de kule funksjonene som Google Disk tilbyr i sine Dokumenter og Arkets webprogrammer, er nettutklippstavlen. Nettutklippstavlen er i stand til å lagre de tingene du kopierer til det. Så, hvordan er det forskjellig fra utklippstavlen i enhetene våre? Vel, det er to viktige forskjeller mellom utklippstavlen på en enhet (for eksempel en Mac), og nettutklippet som tilbys i Google Disk:

  • Nettutklippstavlen er i stand til å holde flere antall kopierte elementer, mens standardutklippstavlen i en enhet vanligvis alltid holder det siste kopierte elementet. Dette betyr at du kan bruke web utklippstavlen til å kopiere et stort antall elementer, og deretter bare lim dem inn hvor du vil (i Google Disk).
  • Nettutklippstavlen er også i stand til å kopiere og lime inn data mellom forskjellige ark . Så du kan kopiere litt tekst fra et ark, og deretter lime teksten inn i et annet ark. Det er helt fantastisk.

Kopiering av tekst ved hjelp av hurtigtastene, for eksempel "Ctrl + C" virker ikke . For å kopiere tekst til web utklippstavlen må du velge teksten, gå til Rediger -> Nettutklippstavle -> Kopier utvalg til web utklippstavle .

2. Stemmekoding

Når du oppretter en Google Dokumenter-fil, kan du bruke Googles inbyggede tale til tekstsystem for å skrive inn med stemmen din. Det fungerer også overraskende bra. Enda bedre, kan talegjenkjenningsverktøyet også forstå kommandoer som "newline" og "period", og det reagerer på dem ved å lage en ny linje, eller ved å sette inn en periode i teksten.

Dessverre fungerer denne funksjonen ikke på Safari (fordi Safari ikke støtter WebRTC), men det fungerer på de fleste større nettlesere, inkludert Google Chrome, Firefox, Kant, etc. For å bruke Stemmekoding må du bare gå til Verktøy -> Stemmekoding i en Google Dokumenter-fil.

3. Legg til linker til dokumenter uten å forlate nettappsappen

Å måtte stadig søke etter ting på nettet, kopiere koblingene, og legge dem til et dokument, kan raskt bli irriterende og kjedelig. Google Disk reparerer også dette. Du kan ganske enkelt velge teksten du vil opprette en hyperkobling på, og trykk " Cmd + K " eller " Ctrl + K ". Dette åpner en liten dialogboks like under den valgte teksten, hvor du kan søke etter søkeord og velge riktig kobling, som automatisk vil bli hyperkoblet i dokumentet.

4. Publiser filer på nettet

Google Disk tilbyr også en funksjon for å publisere Dokumenter, Ark eller Slides på nettet. Dette omgår behovet for å dele koblinger til doc med folk. Elementer som er publisert på nettet ved hjelp av Google Disk, kan deles via en kobling, eller de kan legges inn på en nettside. Det beste ved å bruke Google Disks "publiser til web" -funksjonen er at du kan sette den opp for å bli oppdatert når du gjør endringer i filen. Dette betyr at det publiserte innholdet automatisk blir oppdatert når du gjør en redigering til den opprinnelige filen.

For å publisere en fil på nettet, kan du bare åpne filen i Google Dokumenter og gå til Fil -> Publiser til Internett.

5. Se snarveier for Google Disk Tastatur

Hvis du er noe som meg, foretrekker du å bruke tastaturet til å navigere så mye som mulig rundt enhetene dine. Bruk av hurtigtastene er ikke bare enklere, men ender også med å spare mye verdifull tid. Hvis du ikke er overbevist, vurder hva som er enklere: Kopier tekst ved hjelp av "Ctrl + C" eller ved å høyreklikke og velg "Kopier"? Dette gjelder for nesten alt vi gjør på våre enheter, og Google Disk er ikke noe unntak.

Hvis du ønsker å utvide din kunnskap om hurtigtastene som fungerer i Google Disks nettapp, kan du bare trykke på "Ctrl + /" og du vil bli vist et kort med alle de forskjellige hurtigtastene som er tilgjengelige i Google Disk.

6. OCR på bilder og PDF-filer

Google Disk har også en ganske fin OCR-funksjon gjemt i web-appen (og Android-appen, dessverre ikke i iOS-appen). Denne funksjonen kan gjenkjenne teksten i bildene og PDF-ene, og opprette en redigerbar, søkbar Google Dokumenter-fil. Er det ikke så bra? Begrensningen av denne metoden er at teksten skal være pent skrevet, og bør helst skille kontrast med resten av bildet, eller at OCR kanskje ikke kan gjenkjenne teksten på riktig måte.

OCR på Google Disk holder også ikke formatering intakt når den konverterer dokumentet til en Google Docs-fil. Det betyr at en formatert tekst blir anerkjent som vanlig tekst uten formatering.

Hvis du vil bruke OCR på bilder eller PDF-filer, kan du bare laste dem opp på Google Disk. Deretter høyreklikker du på dem og velger " Åpne i Google Dokumenter ", og Google Disk konverterer bildet / PDF til en redigerbar "eneste tekst" -fil.

Jeg testet OCR-funksjonene til Google Disk ved å lage et eksempel på JPEG som består av tekst, en tabell, formatert tekst og litt tekst i kalligrafifonter.

Dette er på ingen måte den beste anerkjennelsen du kan få på en OCR, men det vil fungere for dine grunnleggende behov. Hvis du trenger en OCR-programvare som feilfritt kan gjenkjenne og trekke ut tekst, data og formatering fra dokumentene dine, kan du sjekke ut vår artikkel om den beste OCR-programvaren.

7. Se filene sortert etter størrelse

Google Disk sorterer opplastede filer og mapper med "Sist endret først" -regelen. Dette kan være nyttig fordi det sikrer at filene du lastet opp sist, er til stede øverst, for enkel tilgang. Hvis du imidlertid ikke bruker ledig plass på Google Disk-kontoen din, kan du kanskje sortere filene etter deres størrelse for å finne ut hvor du kan spare plass mest.

Selv om det ikke er en måte å gjøre dette, kan du fortsatt få Google Disk til å ordne filer etter størrelse, ved å følge trinnene nedenfor:

  • På Google Disk-startsiden, sving musen på alternativet " Oppgrader lagring " nederst på venstre panel.

  • Dette vil gi opp et vindu med sammenbrudd av bruken din, klikk på " Disk ", og Google Disk sorterer alle filene dine etter Størrelse.

8. Sjekk oppskrivningen for plagiat og grammatiske feil

Google Disk har mange tilgjengelige tilleggsutstyr som kan øke produktiviteten og effektiviteten ved bruk av Googles tjenester som Google Dokumenter, Ark etc. Et slikt tillegg kalles ProWritingAid, og det er et verktøy som kan sjekke dokumentet ditt for grammatiske feil, stavemixing og plagiering, blant mange andre funksjoner.

Verktøyet selv er betalt (starter på $ 40 i et år), men det tilbyr en 14 dagers prøveperiode, så du kan prøve den ut før du spenderer penger på den.

9. Lagre e-post og vedlegg automatisk til Google Disk

En annen tillegg til Google Arkiv, kalt Lagre e-post og vedlegg, gjør akkurat hva navnet tilsier. Du kan definere regler basert på faktorer som avsenderens e-post-ID, emne, meldingsstørrelse, vedlegg osv., Og tillegget vil kjøre hver time automatisk og synkronisere e-postmeldinger fra Gmail-e-postkontoen din til et regneark . Det lagrer også en kopi av e-posten som en PDF-fil i Google Disk, sammen med eventuelle vedlegg i e-posten.

Add-on kan også kjøres manuelt hvis nødvendig, ved å gå til Addons-> Save e-post og vedlegg -> Administrer regler -> Kjør manuelt

10. Legg til flere rader og kolonner i Google Ark

Google Sheets er et ganske godt avrundet verktøy, og det gir nesten alle regnearkfunksjoner som noen kanskje trenger. Kombiner det med de mange tilleggene som er tilgjengelige for Google Sheets, og du vil se hvor utrolig kraftig den kan få. Den ene ulempen ved Google Sheets er imidlertid at den ikke tillater brukere å legge til flere kolonner i flere ark. Det tillater bare å legge til rader og kolonner en for én, men dette kan bli kjedelig hvis du må legge til flere rader og / eller kolonner i regnearket. For å fylle dette skarpe gapet i funksjonalitet, kan du bruke et tillegg som heter "Legg til rader og kolonner". Med denne tillegget kan du enkelt legge til flere rader og kolonner i Google-ark.

Bli en Google Drive Ninja!

Nå som du vet om disse triksene, og funksjonalitet som øker tilleggsprogrammer for ulike Drive-tjenester som Dokumenter, Ark etc., kan du inkorporere dem i din daglige arbeidsflyt for å bli mer produktive og effektive når du bruker Googles skystjeneste. Google Disk har mye ekstra funksjonalitet som kan låses opp ved hjelp av tilleggsprogrammer og Chrome-programmer som fungerer med den. Det finnes en rekke andre tilleggsprogrammer og apper som du bør sjekke ut fra Chrome Nettmarked, og fra Google Dokumenter, Ark og Lysbilder.

Hvis du kjenner til en Google Drive-tillegg, et triks eller en Chrome-app som du tror vi kanskje har gått glipp av i denne artikkelen, er du velkommen til å gi oss beskjed om det. Vi vil også gjerne høre om måtene du bruker Google Disk for å være mer produktive, både personlig og på jobb. Del dine erfaringer med Google Disk, og tanker om å bruke den, i kommentarfeltet nedenfor.

Top