Nesten alt arbeidet som folk gjør på kontorer, er gjort ved hjelp av et magisk program som heter Microsoft Excel. Når du først ser på det, kan det se ut som et program med bare tabeller og spor for å skrive inn data, men denne beskrivelsen er ikke tilstrekkelig for den virkelige evnen til dette programmet. Excel kan gjøre alt fra å administrere kontokontoen din til å administrere dataene som kreves for å administrere et helt land, du trenger bare å vite hvordan du bruker det. Her i denne artikkelen nevnes noen veldig kule Excel-tips og triks som kan hjelpe mange brukere til å forbedre måten de har brukt til å utmerke seg til dato.
1. Legge til snarveier til toppmeny
Det er mange verktøy som vi alltid ønsker at vi bare hadde et klikk unna, men det meste må vi gjøre mer enn et par klikk og også litt å søke for å komme til verktøyet som vi ønsker å komme i bruk. Hvis vi ser på øverste venstre hjørne av vårt Excel-vindu, ser vi et lite Excel-ikon, hvorav det vil være 3 små ikoner, en av dem representerer Lagre, og de andre 2 blir angrepet og gjenta.
Dette er snarveiene som utmerke seg for vår bekvemmelighet, den andre tingen som utmerker seg, er muligheten til å sette flere snarveier på dette stedet. For dette formålet må du klikke på en pil til høyre for å angre og gjenta som sier Tilpass Hurtig tilgang-verktøylinjen når du svinger over den.
Hvis du trykker på den, får du muligheten til å velge verktøyet du vil legge til i verktøylinjen for hurtig tilgang (stedet øverst til venstre hvor lagre, angre og gjenta er tilstede). Hvis vi for eksempel klikker på alternativet "Nytt", får vi ikonet for å opprette en ny fil i verktøylinjen.
2. Legge til diagonale linjer
Vi kan legge til diagonale linjer i våre celler ved en enkel metode for formatering som Excel gir. For alt dette vi trenger å gjøre er å velge en celle der vi ønsker å legge til en diagonal linje, ved å velge cellen vi trenger for å åpne alternativene ved å høyreklikke på musen. I alternativene må vi klikke på alternativet for Format Cells.
Når vi klikker på alternativet Format celler, ser vi en dialogboks, der vi må klikke på grensealternativet, uthevet med rødt, i toppstrimmelen. Da kan vi klikke på det andre uthevede alternativet som viser oss formatet til en diagonal linje i cellen, det er en annen i dialogboksen som du kan finne på egenhånd.
Hvis du trykker på ok etter at du har valgt diagonallinjen som kantlinjen, opprettes en diagonal linje i cellen som vi hadde til hensikt å sette vår diagonale linje inn. For å legge til tekst over og under diagonallinjen, må vi skrive inn noe i cellen og trykk deretter Alt + Enter for å ta det til neste linje, og skriv deretter noe annet i den andre linjen som vi må ha under vår diagonale linje. En fangst her er at vi må ta vare på justeringen av teksten vår over og under diagonal linjen ved hjelp av mellomromstasten.
Når vi skriver noe i en celle i Excel, kan vi alltid kutte det fra ett sted til et annet ved å først høyreklikke på cellen og trykke på kutt, og deretter limte det inn i en annen celle. En annen effektiv metode for å gjøre det samme er ved å bruke metoden for dra og slipp. Alt du trenger å gjøre for dette er, gå på cellen du vil flytte, og plasser markøren på grensen til cellen, dette vil føre til et symbol med 4 piler som peker i alle retninger for å komme opp (dette symbolet betyr at Du kan nå velge cellen og deretter flytte den der du vil).
Hvis du nå klikker på dette symbolet og tar markøren til en annen celle mens du trykker på den, ser du at noe kommer med markøren. Så endelig hvis du går til en annen celle og slipper av markøren, så ser du at innholdet i cellene ville ha flyttet til den nye plasseringen.
Til nå diskuterte vi hvordan vi kunne flytte data fra en celle til en annen, en annen funksjon som vi bruker ganske mye er kopifunksjonen. Vi kan til og med utføre en kopi ved hjelp av denne dra og slipp-metoden, men for det må vi trykke Ctrl før du klikker på symbolet som vi snakket om i teksten over. Dette vil føre til at et nytt symbol kommer opp som vist på figuren under. Du kan deretter holde tak i Ctrl-tasten, og deretter prøve å dra og slippe cellen et annet sted, og du vil se at denne metoden kopierer innholdet i cellen i stedet for å flytte den.
4. Begrensning av inngang
Hva skjer hvis vi bare ønsket et bestemt sett av verdier i arket vårt, og en datavare som kommer fra utenfor vårt planlagte område kommer opp? Det skjer mange ganger mens du jobber med prosjekter, og dette medfører problemer med de endelige utgangene vi planlegger å få. For å sikre at bare et bestemt sett med verdier er lagt til, tar vi hjelp av data validering. Hva det gjør er at det tillater oss å begrense omfanget og typen data som vi tar som input for vårt system.
For å bruke datavalideringsfunksjonen må man velge cellene der begrensningen skal implementeres, og på den øverste stripen må vi klikke på dataene.
Når du klikker på data, må vi klikke på Data validering som vist på bildet. Dette tar oss til dialogboksen der vi kan angi verdiene som vi vil ha for systemet vårt. Vi må da velge hvilken type inngang som vi ønsker å tillate i de valgte cellene ved å klikke på tillatelsesalternativet i dialogboksen.
For eksempel, hvis vi velger hele tall, vil vi bli bedt om å velge rekkevidden av hele tallene som vi ønsker å tillate. Å gjøre dette ville vi bare kunne skrive inn data i det området vi har nevnt. Med et eksempel tar vi rekkevidden til å være mellom 12 og 111.
I eksemplet som vi har tatt, kan du se at ved å legge inn en verdi utenfor dette området, det vil si 222, får vi en feil at verdien er ugyldig, og en begrensning er plassert av brukeren på verdiene som kan skrives inn i denne cellen.
5. Få mer statistikk i baren på bunnen
Når vi bruker Excel til å legge inn data i tabellene våre i form av tall, ser vi bestemt statistikk eller en slags oppsummering i statuslinjen under. Vanligvis vil den bære gjennomsnittet, tellingen og summen av dataene vi velger ved en gitt tidspunktet.
Excel gir oss visse flere alternativer for sammendraget som vi kommer inn i statuslinjen, for å utnytte det til det maksimale, det kan du gjøre ved å høyreklikke hvor som helst på statuslinjen, når du høyreklikker på statuslinjen, vil du se mange alternativer blant hvilke ville være de ekstra alternativene som utmerker oss, gir oss en oversikt over dataene vi har valgt. Vi kan velge mellom Gjennomsnitt, Antall, Tall, Minimum, Maksimum og Sum. På bildet kan vi se hvordan statuslinjen ser ut når vi velger å se de fleste av alternativene som er tilgjengelige for oss.
6. Transformere saken (store bokstaver, små bokstaver) av teksten
Det er en liten funksjon som vi kan bruke til å forvandle saken til teksten vår, funksjonen er ganske enkel å bruke, alt du trenger å gjøre for dette er at du må skrive ' UPPER (text / celle) ' for store bokstaver, ' Lavere (tekst / celle) ' for små bokstaver og til slutt ' Riktig (tekst / celle) ' for å lage første bokstav i ordkapitalen. Dens bruk kan sees i bildene nedenfor, med celler som viser øvre, lavere og riktig bruk sammen med den endelige utgangen de oppnår fra den.
7. Ordne tekst fra forskjellige celler ved å bruke '&'
Vi kan legge til tekst fra forskjellige celler til en enkelt celle ved å bare bruke '&', for alt vi trenger å gjøre er å begynne å skrive i cellen med '=' og klikk deretter på cellene en etter en som vi må legge til vår nye celle, vi må også legge til '&' etter at vi klikker på hver celle som skal legges til, da det vil legge til navnet på cellen som vi har klikket på. Så det vil se ut som det i bildet under.
8. Legge til flere rader eller kolonner på en gang
Vi vet alle hvordan du legger til en rad eller en kolonne i vårt Excel-dokument, men det vi også trenger å innse, er at vi faktisk kan legge til flere rader eller kolonner på en gang i stedet for å legge til en kolonne eller rad om gangen og deretter gjenta prosessen igjen og igjen.
For dette må vi først velge antall rader som vi vil legge til, for eksempel hvis vi må legge til 4 nye rader i vårt allerede eksisterende bord, velger vi 4 rader (under / over hvilke vi må legge til rader) og deretter høyreklikk og klikk på innsatsen. Det åpner en liten dialogboks som lar oss velge hvilken eksakt handling vi må utføre i den valgte raden / kolonnen.
Hvis vi trykker hele raden i dialogboksen, får vi 3 rader lagt inn i bordet vårt. Du kan spille rundt med innsatsdialogboksen for å se hvilke andre alternativer som er tilgjengelige for deg.
9. Bruke automatisk korrigering
Hvis du lider av en vane med å bruke SMS eller med andre ord kort håndspråk overalt du skriver, eller hvis du har en dårlig historie å lage stavefeil for bestemte ord, kan du bruke den automatisk korrekte funksjonen til MS Excel på din bekvemmelighet. For å bruke det må du først gå til Arkiv> Valg> Proofing> Alternativer for automatisk korrigering . Her ser du en dialogboks som lar deg legge inn en tekst som skal erstattes med teksten du vil erstatte den med. Du kan legge til ord som du feiler, for eksempel kan jeg sette 'frnz' som et ord for å bli erstattet av ordet 'venner', og hver gang jeg bruker feil stavemåte (frnz), vil autokorreksjon rette meg (ved å sette venner på sin plass).
10. Utdrag av webside data ved hjelp av data-> fra web
Noen gang lurt på hvordan det vil føle å trekke ut data rett ut av et nettsted, la oss si at du ser et nettsted og du ønsker å analysere en bestemt ting fra dataene som er tilstede på den aktuelle nettsiden. For eksempel hvis vi tar en nettside med noen fakultetsnavn på den og fortsetter å slå denne nettsiden direkte til Excel-data ved hjelp av et elektronisk verktøy som dette, vil det vi får en tabell med noen konverterte data og til slutt kan vi laste den ned som en .csv-fil som skal ses på Excel, i dataene som vi har i bildet nedenfor, kan vi se på alle dataene vi hadde på nettsiden i en velorganisert og tabulert form.
Denne teknikken kan også brukes til sider med enorme mengder data, som vi så enkelt kan analysere på excel.
11. Opprette et histogram med data ved hjelp av dataanalyse
For å lage et histogram må vi først legge til et tillegg til vår utmerkelse. For dette formålet må du først gå til Arkiv> Valg> Add-ins . Når vi ser tilleggsvinduet / tilleggsalternativene, må vi forsikre deg om at Excel-tillegg er valgt i Administrer-alternativet nederst i dialogboksen med alternativer. Når vi velger Excel-tillegg, må vi velge å gå for å få en dialogboks for tillegg. I dialogboksen må vi sjekke Analysis ToolPak og klikke OK.
Når vi er ferdig med de ovennevnte forutsetningene, må vi gå til alternativet Data Analyse i analyseseksjonen under Data . Ved å klikke på det, åpnes en liten dialogboks med navnet Data Analysis. I dialogboksen må vi velge histogram og klikke på OK. Det vil da be oss om å legge inn et innspillingsområde av data på grunnlag av hvilke vi ønsker å lage vårt histogram. Vi kan deretter velge de aktuelle alternativene for å opprette histogrammet som vi ønsker å opprette.
12. Betinget formatering
Betinget formatering er et kraftig verktøy som excel inkorporerer, som navnet antyder, betingede formateringsformater celler under bestemte forhold, for eksempel hvis vi måtte markere elevene som har mislyktes i en eksamen i klassen med rødt, så ville vi bruke betingede formatering.
For å gjøre det, må vi velge cellene som skal formateres, og så klikker vi på betinget formatering, og deretter kan vi klikke på ny regel for å lage en ny regel som skal implementeres på våre data. I eksemplet nedenfor vil alle rulletall med merker mellom 0 og 40 bli merket med rødt.
13. Bruke Fyll håndtak til Kopier formatering (Avansert formatering)
Et fyllingshåndtak er et verktøy som viser oss hvor pent programvaren heter Excel, er det blant de mest brukervennlige verktøyene i Excel. fortsatt den typen arbeid det gjør er mye mer enn mange av de kompliserte verktøyene vi har rundt. Tenk deg hvordan du ville føle deg hvis du ble fortalt at du bare trenger å formatere en eller to celler, og alle de andre cellene vil bli tatt vare på bare ved å klikke og dra. Hva det gjør er at det ser etter et mønster i cellene, og da du drar det, fyller det verdiene det føles passende.
For å bruke fyllhåndtaket, må du gå til nederste høyre hjørne av cellen eller de valgte cellene, og du vil se et solid '+'. Hvis du holder den og drar den, ser du den magiske hendelsen.
Nå forklares en rekke muligheter med formatering med et fyllehåndtak nedenfor.
I bildene nedenfor kan du se hvilke alternativer du får når du fyller på bestemte celler ved hjelp av et fyllehåndtak; alternativene inkluderer kopieringsceller, utfyllingsserie, bare utfyllingsformatering og utfylling uten formatering. Du kan se hva de sistnevnte 3 alternativene gjør fra bildene som følger med dette punktet.
14. Å ha en Live Transposed Copy of a Table
Vi vet hvordan du får en transponert kopi av dataene våre, hvis noen av dere ikke bekymrer deg alt du trenger for å kopiere dataene du vil transponere, og deretter mens du limer, lete etter limalternativer, og klikk deretter på transponere, du Jeg får en transponert versjon. Dette er en slags normal kopiering og liming-operasjon vil bare skape en fast transponert versjon av den opprinnelige tabellen.
For å lage en levende transponert versjon av dataene dine, må du gjøre litt mer enn bare å kopiere og lime inn. For det første må du se hvor mange rader og kolonner du har, og velg deretter en transponert versjon av de mange kolonnene og radene. For eksempel i bildene nedenfor kan du se at dataene som skal kopieres, har 9 rader og 2 kolonner, og det området vi velger etter at har 9 kolonner og 2 rader.
Når du velger disse nye kolonnene og radene, må du skrive = Transponere ('koordinatene til øverste venstre hjørne av dataceller': 'Koordinater i nederste høyre hjørne av dataceller'), i bildene nedenfor, de Skal være a1 og b9, så ligningen som skal skrives inn blir '= Transponere (A1: B9)', ved å skrive inn denne ligningen må du trykke ' Shift + Ctrl + Enter ', og du får se det magiske tilfelle .
En ny transponert tabell er dermed opprettet, men det er en live kopi av den opprinnelige, dvs. hvis du gjør noen endringer i den opprinnelige, vil det også bli endringer i dette tabellen . Som du kan se i bildene nedenfor, når dataene i B6 endres, endres dataene i L10 automatisk. En liten avvei er at du ikke kan kopiere formatet som dataene i den opprinnelige tabellen hadde, og det er tydelig at 2 gule celler ikke bære sin gule farge til de levende transponerte kopiene.
15. Entering Sparkline Microcharts
Sparkline-mikrokort er små grafer eller diagrammer som du kan plassere i en celle. De ble introdusert i MS Word 2010 og kan i stor grad forbedre visningsevnen til våre Excel-data. For å lage en, må du først velge dataene du vil lage en sparkline fra, og deretter gå til Inset> Line .
Der vil du bli bedt om å legge inn destinasjonsstedet til sparkline-diagrammet ditt. Når du har angitt destinasjonen, har du et vakkert sparkline-diagram som venter der for deg.
Vi håper denne artikkelen hjalp deg med å lære noen veldig kule Excel-triks som du ikke visste om. Hvis du har spørsmål, er du velkommen til å spørre i kommentarfeltet.
